システム・サーバー
2022.07.01

システムからの通知について

梅雨があったかもわからないまま、いつの間にか夏になった。
体感速度が速くなりすぎて焦っています、システム事業部エンジニアの柿添です。

2022年梅雨のために買ったレインシューズが玄関で寂しいことになっているため、
台風の際に活躍してもらえるよう、スノボー用の防水スプレーと共に準備させます。

お問い合わせ

WEBサイトにはほぼ必ずと言って良いほど、お問い合わせフォームを見かけるかと思います。

ユーザに項目を入力させる
→ サーバへ送信

その後の処理としては、

  • DBへのデータ保存
  • CRMへの連携
  • 管理者への通知

などが流れとしては多いのではないでしょうか?

Shopifyの基本のお問い合わせの場合は、
メールでお問い合わせの結果を受け取ることになるかと思います。

システムから管理者への通知方法や通知先について考えてみたいと思います。

システムからの通知

メールで通知

前述した通りShopifyでも管理者への通知はメールによって行われます。

基本的にWebサイトを構築した場合はメールで管理者への通知が行くのは一般的ではないでしょうか。

  • 問い合わせ先を複数登録できるようにしたい
  • 問い合わせの種別によって担当部署を振り分けたい

などの要望があるかと思います。

その場合は通知先の情報管理ができるようテーブルを設計、
フォームに合わせて複数のメールアドレスを登録できるよう、
システム側を実装してあげれば良いので特に難しいことはないかと思います。

メールでの通知はデメリットもあります。

  • 別途配送用のメールサーバやメール配送サービスを用意してあげなければならない
  • 未達が発生した場合に気づきづらい
  • 膨大なメールに埋もれる

近年格安のメールサーバを貸し出しているサービスも増えてきたため、準備は面倒ではありませんが、
メールで通知を行うためにはサーバやサービスの準備は必要です。 Googleのメールサーバを使う手もありますが制限に引っかからないよう注意が必要になってきます。

また最大のデメリットである「膨大なメールに埋もれる」というのがあります。
通知先のメールアドレスアカウントで完全に仕分けていたり、
常日頃から整理されているのであれば全く問題はありません。
通知メールであることを捕捉し、仕分けして管理できるようにしておいた方がベターです。

Slackへ通知

もう社内でメールなんか使ってない、全部Slackで通知させてしまえば良い! というクライアントさまであれば、Slackへ通知してしまうのも良いかと思います。

Slackのフォーマットを工夫してWebシステム側から通知用の指定チャンネルに通知、 メールよりも使いやすく通知を受け取ることができるのではないでしょうか。

また、PCでもスマートフォンでも通知設定を自由に設定し、
担当者だけバンバンPush通知が飛んできて、確認だけ行う上長はたまに覗く、
みたいな使い方でも良いかもしれません。

メールサーバの用意も必要はなく、実装も容易なため個人的におすすめします。

Chatworkへ通知

Slackと同様、Chatworkに通知させる手もあります。
Chatworkのフォーマットに従い通知用の文章フォーマットを作成、 通知用のチャットに通知させるのも良いかと思います。

メッセージをそのままタスク化して置いておいて、
処理が終わるまで担当者がタスクを残しておくという使い方も良いかもしれません。

LINEへ通知

LINE Notify で通知を行う方法もあります。

普段使いしているLINEへ通知を嫌う方もいらっしゃるかもしれませんが、
通知を受け取るという点においてかなり強力であるかと思います。

こちらもアクセストークンをDB上に保持できるよう実装してあげれば実装も容易ですので、
選択肢として考えていただければ良いかと思います。

その他チャットツールへの通知

* LINE WORKS通知
* Microsoft Teams通知

なども選択肢に挙げられるかもしれません。
実際に業務に利用しているチャットへ通知できるのがベストではないでしょうか。

システム上で問い合わせ履歴をタスク化

そもそもお問い合わせ後のフローが決まっている場合は、
システム上でそのフローごと一括で管理するのも良いかもしれません。

問い合わせの種別を見て担当部署を判断、
担当者の自動割り振り、
担当者と上長へ通知
などを自動化しても良いかもしれません。

まとめ

ユーザさまからの「お問いあわせ」一つとっても通知方法は多岐に渡ります。

ビジネスのフローに合った通知の実装
その後の処理にマッチするシステムの構築
業務フロー自体の改善

など システムに関わるご相談事がありましたら、
是非一度 C-limber株式会社へご相談ください。

この記事を書いた人

柿添 貴士
柿添 貴士

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