プロジェクト概要

私たちは、学会で使用される3つの管理システムの開発を行いました。

会員管理システム:
学会の会員情報を効率的に管理するためのシステムです。帳票の作成など、会員データの管理業務を円滑に行うことができます。

学会管理システム:
学会で実施される催し物を総合的に管理するシステムです。学会の講演者登録や参加登録、学会の講演者が講演内容を円滑に登録できるようにします。それに加え、シンポジウムへの参加登録や、クレジット機能を備えた決算など、イベント運営をサポートします。

HP管理システム:
専門知識がない方でも簡単に操作できるCMSを使用し、学会のウェブサイトを管理します。グローバルメニューからカテゴリーを登録でき、ウェブサイトの更新がスムーズに行えます。
また、HP管理システム内には電子会議室や会員の選挙機能なども含まれています。

課題・要望

システムの開発プロジェクトにおいて、以下の3つの要望を受けました。

まず初めに、学会のイベント管理を可能にするシステムの構築が求められました。これまでにイベントを管理するためのシステムが存在しなかったため、学会の講演者登録や参加登録、それに加え、シンポジウムの参加登録やクレジット機能付きの決済をスムーズに行えるようにすることが希望されました。

次に、運用の手間を軽減できるシステムの開発を要望されました。具体的には、学会の会員情報の管理や帳票の作成が容易に行えるようにしたいということでした。

さらに、これまでHPが存在していなかったことから、HPの構築が必要でした。具体的には、グローバルメニューがカテゴリーから登録でき、専門知識がない方でも簡単に操作できるようにすることが求められました。また、HP管理システムには、電子会議室や会員の選挙機能などの実装も要望いただきました。

3つの要望の他にも、会員情報の管理を一元化するためのWebシステムの統一も要望がありました。これまで、学会員の情報はAccessで管理され、Web会員は別のWebベースの管理システムが利用されていました。しかし、Accessによる管理が複雑化し、効果的な制御が難しくなってきたため、Web上での統一管理が求められています。

これらの要望に基づいて、私たちはシステムの開発を進めました。

施策・提案内容

デザイン・コーディングが専門な会社よりご相談をいただき、弊社はシステムを担当させていただきました。両社の強みを生かした形での開発となりました。予算の制約下で、それぞれの得意分野を活かして作業を進め、共有と協力のもとに、無駄な作業を最小限に抑えることでプロジェクトの効率と生産性を向上させました。

さらに、多様な会員種別に柔軟に対応するため、既存のシステムをスクラッチから改修いたしました。要望に応じたAccessからWeb上への移行に際しては、慎重な打ち合わせを通じて新しいフローを確立し、利用者がシステムをスムーズかつ直感的に操作できるようになりました。

また、要望には含まれていなかった大会の開催における演題登録についても、言語のバリエーションに柔軟に対応できるよう、多言語に対応した機能を新たに導入しました。これにより、国際的な参加者にとっても、より使いやすい環境を提供しています。

導入効果・お客様の声

運用や管理において、私たちが会員管理や学会管理システム、HP管理システムを開発したことで、業務負担が軽減されたと考えています。この取り組みにより、様々な業務プロセスが効率的に統合され、スムーズな運用が可能になりました。

さらに、管理をWebに統一することで会員情報の管理がより効率的に行え、データへのアクセスが便利になりました。これにより、より迅速かつ正確な情報管理が可能となり、安定して運用できる基盤が整ったかと思います。

開発言語・SaaS・サーバー構成等